Table des matières

  1. Introduction

  2. Pourquoi restreindre l’accès aux ventes à leurs propres clients ?

  3. Comprendre comment Dolibarr gère les données clients

  4. Aperçu des droits des utilisateurs dans le module tiers

  5. Préparation de votre installation Dolibarr pour la segmentation

  6. Étape 1 : Affecter des représentants commerciaux à des tiers

  7. Étape 2 : Configurer les droits d'utilisateur pour afficher uniquement les clients attribués

  8. Étape 3 : Tester l'isolement et les restrictions des utilisateurs

  9. Utiliser efficacement le champ « Utilisateur lié »

  10. Facultatif : configuration de filtres ou de tableaux de bord personnalisés

  11. Éviter les pièges courants en matière de configuration

  12. Avancé : Automatisation de l'attribution de tiers

  13. Facultatif : restreindre les données dans d’autres modules (factures, commandes)

  14. Personnalisation de l'interface pour les commerciaux

  15. Maintenir la séparation des données après les importations

  16. Rôle des groupes par rapport aux paramètres utilisateur individuels

  17. Gestion des exceptions et accès des superviseurs

  18. Utilisation de modules ou de correctifs externes (options gratuites)

  19. Considérations de sécurité pour les données client

  20. Conclusion : équilibre entre simplicité et sécurité

1. Introduction

Dans de nombreuses entreprises utilisant Dolibarr ERP/CRM, plusieurs commerciaux travaillent en parallèle. Pour protéger les données clients et garantir la clarté opérationnelle, il est essentiel de configurer Dolibarr afin que chaque commercial ne voie que les tiers (clients/prospects) qui lui sont assignés. Ce guide explique comment y parvenir efficacement grâce aux fonctionnalités intégrées de Dolibarr.

2. Pourquoi restreindre l’accès aux ventes à leurs propres clients ?

  • Prévenir les fuites de données et les conflits

  • Clarifier la propriété et les responsabilités

  • Augmenter la concentration et la productivité de chaque agent commercial

  • Répondre aux exigences du RGPD et de minimisation des données

3. Comprendre comment Dolibarr gère les données clients

Dolibarr utilise le module « Tiers » pour gérer les clients, les fournisseurs et les prospects. Chaque fiche peut être associée à un utilisateur via le champ « Représentant » (fk_user).

4. Aperçu des droits des utilisateurs dans le module tiers

Les autorisations liées aux clients incluent :

  • Afficher tous les tiers

  • Afficher les tiers attribués à l'utilisateur

  • Créer/mettre à jour des tiers

  • Supprimer les tiers

Assurez-vous que la bonne combinaison est utilisée.

5. Préparation de votre installation Dolibarr pour la segmentation

  • Assurez-vous que le module tiers est actif

  • Désactiver le droit « Lire tous les tiers » pour les utilisateurs commerciaux

  • Activer le droit « Lire les tiers liés à l'utilisateur »

6. Étape 1 : Affecter des représentants commerciaux à des tiers

Chaque tiers doit être attribué à un utilisateur spécifique :

  • Accédez à Tiers > Sélectionnez un client

  • Modifier l'enregistrement > Choisir le « Représentant commercial »

  • Enregistrer

Vous pouvez automatiser cela via des importations ou des scripts API externes.

7. Étape 2 : Configurer les droits d'utilisateur pour afficher uniquement les clients attribués

Accédez à:

  • Accueil > Utilisateurs et groupes > Autorisations

  • Supprimer : « Lire tous les tiers »

  • Ajouter : « Lire les tiers attribués à l'utilisateur »

Ajoutez éventuellement :

  • « Créer un tiers »

  • « Modifier les tiers attribués »

8. Étape 3 : Test de l'isolement et des restrictions des utilisateurs

Connectez-vous avec un utilisateur commercial et vérifiez :

  • Seuls leurs clients apparaissent dans la liste

  • Les autres clients sont inaccessibles

  • Les documents liés (factures, commandes) sont également filtrés

9. Utiliser efficacement le champ « Utilisateur lié »

Utilisez ce champ non seulement pour la visibilité, mais aussi pour :

  • Reporting et statistiques

  • Filtrage des factures/commandes par utilisateur commercial

10. Facultatif : Configuration de filtres ou de tableaux de bord personnalisés

Créez des signets ou des widgets de tableau de bord qui filtrent uniquement « Mes clients » :

  • Utilisez le panneau de recherche avancée dans la liste des tiers

  • Enregistrer le filtre comme vue par défaut pour l'utilisateur

11. Éviter les pièges courants en matière de configuration

  • N'attribuez pas simultanément les droits « Lire tout » et « Lire mes propres droits »

  • Assurez-vous que tous les tiers ont le bon utilisateur attribué

  • Revérifier les autorisations après les mises à jour ou les migrations

12. Avancé : Automatisation de la cession à des tiers

Via les outils d'importation ou l'API REST :

  • Inclure fk_user dans les importations CSV

  • Utiliser des scripts batch pour mettre à jour les clients après les changements de territoire

13. Facultatif : Restriction des données dans d’autres modules (factures, commandes)

La visibilité des factures dépend des droits des tiers :

  • Si un utilisateur ne peut pas voir le tiers, il ne peut pas voir ses factures

  • Vous pouvez également restreindre l'accès en utilisant les mêmes principes pour les projets, les tâches et les expéditions.

14. Personnalisation de l'interface pour les commerciaux

  • Masquer les modules inutilisés dans la configuration du menu

  • Simplifiez le panneau de navigation pour vous concentrer sur les ventes, les tiers, les commandes et les factures

15. Maintenir la séparation des données après les importations

Lors de l'importation de nouveaux clients :

  • Attribuez-les à un utilisateur dès le départ

  • Évitez d'importer sans fk_user, car il sera par défaut admin ou aucun

16. Rôle des groupes par rapport aux paramètres utilisateur individuels

Les groupes aident à faire évoluer rapidement les droits :

  • Créer un groupe « Représentant commercial » avec des droits standard

  • Attribuer de nouveaux utilisateurs à ce groupe pour plus de cohérence

17. Gestion des exceptions et accès des superviseurs

Managers ou directeurs commerciaux :

  • Peut avoir des droits « Lire tous les tiers »

  • Combinez avec des groupes comme « Supervision » ou « Responsables de territoire »

18. Utilisation de modules ou de correctifs externes (options gratuites)

Certains modules Dolistore étendent cette fonctionnalité :

  • Accès des utilisateurs par région ou territoire

  • Vues CRM avancées avec filtrage

Testez toujours la compatibilité avec votre version de Dolibarr.

19. Considérations relatives à la sécurité des données client

  • Utilisez toujours HTTPS

  • Activer les journaux d'audit

  • Former les utilisateurs à ne pas exporter ni partager de listes sensibles en externe

20. Conclusion : équilibre entre simplicité et sécurité

Grâce à une configuration réfléchie, Dolibarr vous permet de limiter les commerciaux à leurs clients assignés en utilisant uniquement les fonctionnalités ERP de base. Les avantages comprennent une sécurité renforcée, une expérience utilisateur améliorée et la conformité aux normes de gouvernance des données. Maintenez cette configuration grâce à des audits réguliers, des routines d'intégration et des formations, et vos données CRM resteront à la fois sûres et efficaces.