Table des Matières

  1. Introduction

  2. Pourquoi l'importation de produits via Excel est efficace

  3. Comprendre le module de gestion des produits de Dolibarr

  4. Préparation de vos données produit dans Excel

  5. Champs obligatoires et facultatifs dans le modèle d'importation

  6. Formatage de votre fichier Excel pour la compatibilité

  7. Accéder à l'outil d'importation de produits dans Dolibarr

  8. Mappage des colonnes Excel vers les champs Dolibarr

  9. Importation de produits simples ou de variantes de produits/services

  10. Prix ​​des produits d'importation en vrac et règles fiscales

  11. Gestion des niveaux de stock et des entrepôts lors de l'importation

  12. Téléchargement d'images de produits en masse

  13. Gestion des erreurs et dépannage lors de l'importation

  14. Automatisation des importations avec des tâches planifiées

  15. Meilleures pratiques en matière de sécurité et d'intégrité des données

  16. Intégration d'outils tiers pour les importations avancées

  17. Vérification des produits importés et réalisation de contrôles ponctuels

  18. Modification et mise à jour des données importées en masse

  19. Exportation des données produit pour sauvegarde ou réimportation

  20. Conclusion et recommandations

1. Introduction

Pour les entreprises gérant un catalogue de produits volumineux, la saisie manuelle des articles dans un système ERP est chronophage et sujette aux erreurs. Dolibarr ERP & CRM intègre un utilitaire d'importation performant, compatible avec les fichiers Excel et CSV, vous permettant d'importer efficacement des données de produits et services en masse. Ce guide décrit chaque étape de la préparation, de la mise en forme et de l'importation de votre catalogue de produits dans Dolibarr avec Excel.

2. Pourquoi l'importation de produits via Excel est efficace

  • Permet de gagner du temps en évitant la saisie manuelle des données

  • Réduit le risque d'erreur humaine

  • Prend en charge la migration à partir de systèmes hérités

  • Facilite les mises à jour saisonnières du catalogue ou les téléchargements par lots

L'outil d'importation de Dolibarr est conçu pour un traitement structuré par lots.

3. Comprendre le module de gestion des produits de Dolibarr

Avant l’importation, assurez-vous que les modules suivants sont activés :

  • Produits & Prestation

  • Gestion des stocks (le cas échéant)

  • Modules de configuration de la TVA et des prix

Vous les trouverez sous « Accueil > Configuration > Modules ». Seuls les administrateurs ou les utilisateurs disposant des autorisations appropriées peuvent accéder aux outils d'importation.

4. Préparation de vos données produit dans Excel

Commencez avec un fichier Excel propre. Utilisez une ligne par produit. Les colonnes doivent représenter des champs tels que :

  • Nom du produit

  • Code de référence (identifiant unique)

  • Prix ​​(HT ou TTC)

  • Taux de TVA

  • Type de produit (0 = produit, 1 = service)

  • Quantité en stock

  • Code d'entrepôt

  • BESCHREIBUNG

Assurez-vous que vos en-têtes sont clairs et correspondent aux étiquettes de champ attendues de Dolibarr.

5. Champs obligatoires et facultatifs dans le modèle d'importation

Champs obligatoires:

  • Réf (identifiant unique)

  • Étiquette (nom)

  • Type de produit (0 ou 1)

  • Prix ​​de vente

Champs facultatifs :

  • Code barres

  • Quantité en stock

  • BESCHREIBUNG

  • Unités de vente et d'achat

  • Taux de TVA

Utilisez les exemples de fichiers d'importation de Dolibarr comme modèles.

6. Formatage de votre fichier Excel pour la compatibilité

  • Enregistrer au format .CSV (séparé par des virgules) ou .XLSX

  • Assurer l'encodage UTF-8

  • Évitez les lignes vides ou les espaces supplémentaires

  • Utilisez une mise en forme cohérente pour les décimales (par exemple, point ou virgule)

  • Aucune cellule fusionnée

7. Accéder à l'outil d'importation de produits dans Dolibarr

Accédez à : « Accueil > Outils > Importations »

  • Choisissez le type d'importation « Produits/Services »

  • Téléchargez votre fichier Excel ou CSV

Assurez-vous d'avoir sélectionné le bon profil d'importation (par exemple, Nouveaux produits ou Mise à jour existante).

8. Mappage des colonnes Excel aux champs Dolibarr

Sur la page d'importation :

  • Associez chaque colonne Excel à son champ Dolibarr correspondant

  • Revoir les paramètres de valeur par défaut

  • Laissez les champs facultatifs vides s'ils ne sont pas applicables

  • Aperçu des données avant la soumission finale

9. Importation de produits simples ou de variantes de produits/services

Dolibarr ne prend pas en charge nativement l'importation de variantes en masse, mais vous pouvez :

  • Importer des produits de base

  • Utiliser des attributs (couleur, taille) via des modules personnalisés

  • Envisagez des modules tiers pour les importations de matrices

Pour l’instant, tenez-vous-en aux entrées simples au niveau du SKU.

10. Prix des produits d'importation en vrac et règles fiscales

Inclure des colonnes pour :

  • Prix ​​de vente (hors taxes ou après taxes)

  • Taux de TVA (par exemple, 20 pour 20 %)

  • Prix ​​d'achat

Dolibarr calculera automatiquement les prix TTC en fonction de vos paramètres.

11. Gestion des niveaux de stock et des entrepôts lors de l'importation

Pour importer les niveaux de stock :

  • Inclure une colonne « Quantité en stock »

  • Ajoutez une « référence d'entrepôt » si vous utilisez une configuration multi-entrepôts

Assurez-vous que les entrepôts existent dans Dolibarr avant l'importation.

12. Téléchargement d'images de produits en masse

Dolibarr ne prend pas en charge nativement l'import d'images via Excel, mais vous pouvez :

  • Téléchargez des images dans le répertoire des produits (par exemple, /documents/products)

  • Associer les noms d'images aux références de produits

  • Utiliser l'API ou les modules pour lier les images après l'importation

13. Gestion des erreurs et dépannage lors de l'importation

Problèmes courants :

  • Références en double

  • Mappage de champ incorrect

  • Erreurs d'encodage

  • Types de données non valides (par exemple, texte dans les champs numériques)

Dolibarr affiche un résumé des erreurs après l'importation. Commencez toujours par tester avec un petit fichier.

14. Automatisation des importations avec des tâches planifiées

Pour les importations récurrentes :

  • Utiliser les tâches cron de Dolibarr

  • Écrivez des scripts pour convertir Excel en CSV et placez-les dans un répertoire surveillé

  • Utiliser l'API pour déclencher l'importation via des outils CLI ou des extensions

15. Meilleures pratiques en matière de sécurité et d'intégrité des données

  • Sauvegardez votre instance Dolibarr avant les importations

  • Utiliser les journaux d'importation pour la traçabilité

  • Restreindre les autorisations d'importation aux utilisateurs de confiance

Évitez d’écraser les références de produits existantes, sauf si cela est intentionnel.

16. Intégration d'outils tiers pour les importations avancées

Pensez à utiliser :

  • OpenRefine pour le nettoyage des données

  • Scripts Python ou PHP pour la transformation

  • Zapier/Integromat avec API Dolibarr pour les importations basées sur le cloud

17. Vérification des produits importés et réalisation de contrôles ponctuels

Après l'importation :

  • Allez dans « Produits > Liste »

  • Trier par « date de création »

  • Ouvrez quelques enregistrements et vérifiez les prix, les types et les descriptions

18. Modification et mise à jour des données importées en masse

Pour mettre à jour les produits existants :

  • Exporter la liste actuelle

  • Modifier dans Excel

  • Réimporter avec le « Mode de mise à jour » sélectionné

Associer les enregistrements par champ de référence de produit.

19. Exportation des données produit pour sauvegarde ou réimportation

Utiliser : « Outils > Exportations > Produits »

  • Choisissez les champs à exporter

  • Enregistrer le fichier CSV pour la sauvegarde ou le partage avec des partenaires

20. Conclusion et recommandations

L'importation de catalogues de produits dans Dolibarr via Excel est une solution très efficace et évolutive pour gérer les données d'inventaire et de service. En comprenant les champs obligatoires, en les formatant correctement et en utilisant efficacement les outils de mappage, vous pouvez rationaliser la gestion de vos données et réduire les erreurs humaines. Testez toujours les importations dans un environnement contrôlé, effectuez des sauvegardes et suivez les bonnes pratiques pour garantir la cohérence des données et l'intégrité de votre ERP.