Table des Matières

  1. Introduction

  2. Comprendre l'architecture modulaire de Dolibarr

  3. Critères pour choisir les bons modules de démarrage

  4. Modules de base essentiels à activer immédiatement

  5. Modules CRM et gestion de la clientèle

  6. Outils de devis et de facturation

  7. Gestion du catalogue de produits et services

  8. Principes essentiels du suivi des stocks et des stocks

  9. Rapports de dépenses et gestion des paiements

  10. Modules de gestion de projets et de tâches

  11. Ressources humaines et suivi du temps

  12. Outils de présentation comptable et financière

  13. Outils de calendrier et de planification

  14. Système de gestion de documents (SGD)

  15. Gestion des tiers et des fournisseurs

  16. Personnalisation PDF pour documents professionnels

  17. Modules de courrier électronique et de notification

  18. Fonctionnalités de sécurité et de contrôle d'accès

  19. Modules de sauvegarde et de maintenance

  20. Modules à éviter ou à reporter

  21. Conseils pour tester et configurer de nouveaux modules

  22. Préparer votre système pour la croissance future

  23. Conclusion : Construire une base ERP solide avec les bons modules

1. Introduction

Une fois Dolibarr ERP/CRM installé, la première décision, et la plus importante, est de choisir les modules à activer. Dolibarr propose un système modulaire qui vous permet d'activer uniquement les fonctionnalités dont votre entreprise a réellement besoin. Mais avec plus de 100 modules disponibles, il est facile de se sentir dépassé.

Cet article présente une feuille de route détaillée pour sélectionner les modules les plus utiles et les plus utilisés, à activer immédiatement après l'installation. Que vous soyez un travailleur indépendant, une start-up ou une PME établie, ces modules vous aideront à créer un système ERP performant et fonctionnel dès le premier jour.

2. Comprendre l'architecture modulaire de Dolibarr

Dolibarr fonctionne en activant et en configurant des modules individuels depuis l'application principale. Chaque module est dédié à un domaine d'activité :

  • Ventes

  • Comptabilité

  • Inventaire

  • HR

  • Projets

Les modules peuvent être activés ou désactivés en fonction des besoins spécifiques de votre entreprise. Cela vous permet de créer un système simple et efficace, sans complexité inutile.

3. Critères de choix des modules de démarrage appropriés

Choisissez les modules en fonction de :

  • Besoins commerciaux immédiats

  • Taille et type de votre organisation

  • Exigences légales ou de conformité

  • Flux de travail et rôles de l'équipe

Évitez d'activer trop de modules dès le départ. Commencez par l'essentiel, puis développez-le à mesure que votre équipe se familiarise avec la plateforme.

4. Modules de base essentiels à activer immédiatement

Ceux-ci sont fondamentaux et requis pour la plupart des flux de travail :

  • Utilisateurs et autorisations: Gérer qui peut accéder à quoi

  • Tiers: Base de données centrale pour les clients et les fournisseurs

  • Produits & Prestation: Listez et catégorisez ce que vous vendez

  • Propositions commerciales: Créer des devis pour les prospects

  • Factures: Facturer les clients et suivre les paiements

Ces modules posent les bases de votre système ERP.

5. Modules CRM et gestion de la clientèle

Pour les relations clients et le suivi du pipeline :

  • Module CRM: Gérer les prospects et les activités

  • Agenda:Planifier des suivis et des réunions

  • Actions/Tâches:Enregistrez les appels téléphoniques, les e-mails et les événements

Ces outils vous aident à rester connecté à vos prospects et clients existants.

6. Outils de devis et de facturation

Activer les éléments suivants:

  • Propositions: Créer des estimations ou des devis

  • Commandes:Suivre les commandes des clients ou des fournisseurs

  • Factures: Facturer les clients et assurer le suivi

  • Paiements: Enregistrer les reçus et les rapprocher

Cette suite vous permet de gérer l'intégralité du cycle de vente, du prospect à l'argent.

7. Gestion du catalogue de produits et de services

Même les petites entreprises bénéficient de catalogues structurés :

  • Module Produit/Service: Organiser les offres par catégorie

  • Définir les prix unitaires, les taux de TVA et les références

  • Ajoutez des images ou des spécifications techniques pour plus de clarté

Ces détails aident à rationaliser les devis et la facturation.

8. Principes essentiels du suivi des stocks et des stocks

Si vous gérez des biens physiques :

  • Module Stock: Surveiller les quantités disponibles

  • Gestion des entrepôts : Attribuer des produits à des emplacements

  • Mouvement des stocks:Suivre les transferts et les livraisons

C’est essentiel pour les entreprises axées sur les produits, même à petite échelle.

9. Rapports de dépenses et gestion des paiements

Pour suivre les dépenses de l'entreprise :

  • Rapports de dépenses:Pour que les employés soumettent leurs frais de déplacement ou de bureau

  • Banque/Espèces: Enregistrer et rapprocher les transactions du compte

Ces modules aident à maintenir la visibilité financière et les flux de remboursement.

10. Modules de gestion de projets et de tâches

Pour les prestataires de services ou les équipes travaillant sur des livrables :

  • Projets: Créer et suivre les jalons du projet

  • Tâches: Attribuer et gérer les responsabilités

  • Vue Gantt (module complémentaire): Visualiser les chronologies et les dépendances

Idéal pour les consultants, les agences et les équipes techniques.

11. Ressources humaines et suivi du temps

Si vous avez du personnel ou des sous-traitants :

  • Module GRH: Tenir à jour les dossiers des employés

  • Demandes de congé: Gérer les vacances et les absences

  • Suivi du temps: Enregistrer le temps consacré aux tâches ou aux projets

Ces modules sont utiles pour gérer la productivité et la paie.

12. Outils de présentation comptable et financière

Pour la gestion financière quotidienne :

  • Module de comptabilité (simple ou avancé)

  • Données Journalières: Corrections et entrées manuelles

  • Déclaration de TVA: Configurer les règles fiscales régionales

Ces fonctionnalités peuvent évoluer en fonction de vos besoins comptables ou se connecter à un logiciel externe.

13. Outils de calendrier et de planification

Restez organisé avec :

  • Agenda: Calendrier principal pour tous les utilisateurs

  • Jours fériés et jours ouvrables: Définir la disponibilité

  • Synchronisation avec Google Agenda (via le module connecteur)

Aide à centraliser les réunions, les tâches et les absences.

14. Système de gestion de documents (DMS)

Centraliser les fichiers :

  • Module Documents:Joindre des fichiers aux clients, aux projets et aux factures

  • Téléchargements sécurisés avec autorisation

  • Organiser les dossiers par entité

Cela améliore l’auditabilité et la collaboration en équipe.

15. Gestion des tiers et des fournisseurs

Pas seulement pour les clients :

  • Suivre les informations sur les fournisseurs et les conditions d'achat

  • Joindre des contrats et des documents

  • Créer et suivre les bons de commande

Cela permet un approvisionnement plus fluide et une responsabilisation des fournisseurs.

16. Personnalisation PDF pour documents professionnels

Pour la valorisation de la marque et la conformité :

  • Choisissez les modèles par défaut pour les propositions et les factures

  • Modifier les messages de pied de page avec les informations légales

  • Installez des modules PDF avancés depuis Dolistore pour une mise en page personnalisée

Des documents propres et de marque améliorent l’image de votre entreprise.

17. Modules de courrier électronique et de notification

Activer:

  • Email Templates: Formats de messages réutilisables

  • Alertes automatiques: Pour les tâches ou les factures en retard

  • Configuration SMTP pour l'envoi depuis votre domaine d'entreprise

Cela permet d’automatiser la communication et de maintenir le professionnalisme.

18. Fonctionnalités de sécurité et de contrôle d'accès

Configurer:

  • Accès basé sur les rôles pour chaque module

  • Restrictions IP (facultatif)

  • Journal d'audit (de Dolistore)

La sécurité est essentielle dès le premier jour, en particulier pour les données commerciales sensibles.

19. Modules de sauvegarde et de maintenance

Assurer la résilience :

  • Planifier les exportations de bases de données

  • Installer des scripts de surveillance ou de sauvegarde du serveur

  • Utilisez des outils de sauvegarde externes si nécessaire

Une stratégie de sauvegarde de base permet d’éviter les pertes catastrophiques.

20. Modules à éviter ou à reporter

Attendez ces instructions, sauf si nécessaire :

  • Comptabilité avancée (si vous utilisez un logiciel externe)

  • Fabrication (si vous ne produisez pas de biens)

  • Connecteurs externes (WooCommerce, Stripe) jusqu'à ce que la configuration principale soit stable

Commencez par vous concentrer, puis développez-vous.

21. Conseils pour tester et configurer de nouveaux modules

  • Utiliser un environnement sandbox pour les tests

  • Activer les modules un par un

  • Former les utilisateurs aux flux de travail de base

  • Examiner les journaux pour détecter les erreurs ou les problèmes d'accès

Un déploiement prudent évite la confusion et les bugs.

22. Préparer votre système pour une croissance future

Planifier à l'avance:

  • Documentez les paramètres de votre module

  • Utiliser une dénomination cohérente pour les produits et les contacts

  • Identifier les utilisateurs et les clients par catégorie

Les bonnes habitudes prises aujourd’hui porteront leurs fruits à mesure que votre système évoluera.

23. Conclusion : Construire une base ERP solide avec les bons modules

Activer les bons modules Dolibarr dès le début pose les bases d'opérations efficaces et évolutives. En vous concentrant sur l'essentiel, comme le CRM, la facturation, les produits et la gestion de projet, vous disposerez d'un système ERP performant et épuré. Ajoutez-en davantage à mesure que votre entreprise évolue, mais commencez par une configuration intelligente et bien structurée, adaptée à vos besoins réels.