L'envoi de factures par e-mail est l'une des fonctionnalités les plus essentielles et les plus rapides de Dolibarr ERP/CRM. Cependant, de nombreux utilisateurs rencontrent des problèmes lors de l'envoi de documents tels que des factures ou des devis. Le plus souvent, ce problème est lié à une mauvaise configuration du SMTP. Si vos factures ne sont pas envoyées depuis Dolibarr, si vous recevez des messages d'erreur vagues ou si vous n'avez aucun retour, vous êtes au bon endroit. Ce guide présente en détail, étape par étape, les problèmes courants et propose des solutions pratiques liés au SMTP et à l'envoi d'e-mails dans Dolibarr.

Table des matières

  1. Comprendre le fonctionnement de l'envoi d'e-mails dans Dolibarr

  2. L'importance de la configuration SMTP

  3. Signes typiques indiquant que SMTP est mal configuré

  4. Messages d'erreur SMTP courants dans Dolibarr

  5. Présentation des prérequis et de la configuration SMTP

  6. Étape par étape : Configuration de SMTP dans Dolibarr

  7. Test de la configuration SMTP

  8. Dépannage des échecs SMTP

  9. Protocoles d'authentification et de sécurité (TLS, SSL, STARTTLS)

  10. Utiliser Gmail ou Outlook avec Dolibarr

  11. Quotas, limites et réputation des e-mails

  12. Outils de journalisation et de débogage

  13. Alternatives à SMTP dans Dolibarr

  14. Maintenir une configuration de messagerie électronique fiable

  15. Réflexions finales et meilleures pratiques

1. Comprendre le fonctionnement de l'envoi d'e-mails dans Dolibarr

Dolibarr peut envoyer des e-mails en utilisant plusieurs méthodes :

  • Fonction de messagerie PHP (par défaut, non fiable)

  • SMTP (recommandé)

  • Passerelles de messagerie externes via API ou module

Pour une livraison professionnelle et cohérente, en particulier lors de l'envoi de factures, il est préférable de configurer SMTP.

2. L'importance de la configuration SMTP

SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) est la norme d'envoi d'e-mails. Il garantit une distribution sécurisée et authentifiée des e-mails, réduit le risque d'être signalé comme spam et enregistre les problèmes de distribution.

Si SMTP n'est pas configuré ou est mal configuré, Dolibarr peut ne pas parvenir à envoyer complètement les e-mails ou ceux-ci peuvent ne jamais atteindre leurs destinataires.

3. Signes typiques indiquant que SMTP est mal configuré

  • Vous cliquez sur « Envoyer la facture » ​​et rien ne se passe

  • Vous recevez une erreur vague du type « Erreur lors de l'envoi de l'e-mail »

  • Aucun e-mail n'apparaît dans la boîte de réception ou le dossier spam du destinataire

  • Dolibarr affiche un message de timeout ou de connexion refusée

Ce sont toutes des indications de problèmes de configuration SMTP.

4. Messages d'erreur SMTP courants dans Dolibarr

Certains messages d'erreur liés à SMTP incluent :

  • « Délai de connexion expiré »

  • « Impossible d'authentifier »

  • « SMTP : expéditeur non valide »

  • « Impossible de se connecter à l'hôte SMTP »

  • « E-mail non accepté par le serveur »

Chacun de ces éléments indique un problème potentiel différent, allant d’informations d’identification incorrectes à des restrictions au niveau du réseau.

5. Présentation des prérequis et de la configuration SMTP

Avant de configurer SMTP dans Dolibarr, assurez-vous d'avoir :

  • Un compte de messagerie fonctionnel (par exemple, de Gmail, Outlook ou de votre fournisseur de domaine)

  • Informations sur l'hôte et le port SMTP

  • Nom d'utilisateur et mot de passe pour le compte de messagerie

  • Connaissance du protocole de sécurité à utiliser (SSL/TLS/STARTTLS)

6. Étape par étape : Configuration de SMTP dans Dolibarr

  1. Connectez-vous en tant qu'administrateur.

  2. Accédez à Accueil > Configuration > E-mail.

  3. Sélectionnez l'option SMTP.

  4. Saisissez les informations de votre serveur SMTP :

    • Hôte SMTP (par exemple, smtp.gmail.com)

    • Port SMTP (587 pour STARTTLS, 465 pour SSL)

    • Connexion SMTP (adresse e-mail)

    • Mot de passe SMTP

    • Type de sécurité (SSL, TLS ou STARTTLS)

  5. Enregistrez les paramètres.

Assurez-vous qu'aucun espace supplémentaire ou caractère invisible n'est présent dans les champs de saisie.

7. Test de la configuration SMTP

Après avoir configuré SMTP :

  • Utilisez le bouton « Tester l'e-mail » disponible dans l'écran de configuration de l'e-mail.

  • Envoyez une facture de test à votre propre e-mail.

  • Vérifiez les journaux d’erreurs si l’envoi échoue.

Vérifiez également que les enregistrements DNS SPF, DKIM et DMARC sont correctement définis pour votre domaine d’envoi afin d’éviter le filtrage anti-spam.

8. Dépannage des échecs SMTP

Si votre e-mail de test échoue :

  • Vérifiez votre identifiant et votre mot de passe

  • Essayez différents ports SMTP (par exemple, 465, 587, 25)

  • Basculer entre les protocoles de sécurité (STARTTLS vs SSL)

  • Assurez-vous que votre serveur peut établir des connexions SMTP sortantes (certains services d'hébergement bloquent le port 25)

  • Confirmez que votre domaine n'est pas sur liste noire

Vous pouvez tester la connexion manuellement à partir de la ligne de commande :

openssl s_client -connect smtp.gmail.com:465

Cela permet d’identifier les problèmes de certificat ou de connectivité.

9. Protocoles d'authentification et de sécurité (TLS, SSL, STARTTLS)

Certains fournisseurs ne prennent en charge que certains protocoles :

  • Gmail utilise STARTTLS sur le port 587

  • Outlook préfère SSL sur le port 465

  • Votre propre serveur de messagerie peut varier

Consultez la documentation de votre fournisseur pour obtenir la bonne combinaison.

Les paramètres de protocole mal alignés sont l’une des sources les plus courantes d’échec SMTP dans Dolibarr.

10. Utiliser Gmail ou Outlook avec Dolibarr

Gmail:

  • Utiliser un mot de passe spécifique à l'application si 2FA est activé

  • Serveur SMTP : smtp.gmail.com

  • Port: 587

  • Protocole : STARTTLS

Outlook/Office 365 :

  • Serveur SMTP : smtp.office365.com

  • Port: 587

  • Protocole : STARTTLS

  • Peut nécessiter une authentification moderne ou un mot de passe d'application

Remarque : certains comptes gratuits peuvent avoir des limites d’envoi d’e-mails.

11. Quotas, limites et réputation des e-mails

Même avec une configuration correcte, les e-mails peuvent ne pas être envoyés en raison de :

  • Limites d'envoi quotidiennes

  • Problèmes de réputation de la propriété intellectuelle

  • Score de spam trop élevé (mauvaises lignes d'objet ou en-têtes manquants)

Utilisez des fournisseurs SMTP réputés tels que SendGrid, Mailgun ou Amazon SES si vous avez besoin de fiabilité et d'évolutivité.

12. Outils de journalisation et de débogage

Activer la journalisation des e-mails dans Dolibarr via le panneau d'administration ou dans conf.php:

$dolibarr_main_prod = 0;

Les journaux d'examen sont enregistrés :

  • /documents/dolibarr.log

  • Journal des erreurs du serveur Web (/var/log/apache2/error.log)

Ceux-ci incluront souvent l'erreur SMTP complète renvoyée par le serveur.

13. Alternatives au SMTP dans Dolibarr

Si la configuration SMTP s'avère trop complexe, envisagez :

  • Utilisation d'un module qui s'intègre à un fournisseur basé sur une API (par exemple, Sendinblue, Mailjet)

  • S'appuyer sur le relais de messagerie de votre hébergeur

  • Configuration d'un proxy ou d'une passerelle SMTP pour l'authentification

Cependant, SMTP reste la méthode la plus transparente et la plus personnalisable.

14. Maintenir une configuration de messagerie fiable

Pour que votre configuration continue de fonctionner :

  • Surveillez régulièrement la livraison des e-mails

  • Renouveler ou faire tourner périodiquement les informations d'identification SMTP

  • Utilisez SPF, DKIM et DMARC pour renforcer la fiabilité

  • Maintenir à jour les informations de contact pour les notifications de rebond

  • Évitez d'envoyer des e-mails en masse à partir du même SMTP que les factures

Ces mesures améliorent la délivrabilité et garantissent que vous êtes averti en cas de problème.

15. Réflexions finales et meilleures pratiques

Lorsque les factures ne sont pas envoyées depuis Dolibarr, le problème vient presque toujours du SMTP. Un serveur mal configuré, un port ou un protocole incorrect, ou une méthode d'authentification obsolète peuvent bloquer complètement les e-mails sortants.

Respectez ces principes fondamentaux :

  • Testez toujours SMTP avant de le mettre en ligne

  • Utilisez un fournisseur de messagerie sécurisé et vérifié

  • Surveiller les journaux et les rapports de livraison

  • Gardez votre configuration à jour avec les derniers paramètres de votre fournisseur

En suivant ce guide, vous pouvez faire de Dolibarr un moteur fiable pour la livraison de factures professionnelles et la communication avec les clients.